Você sabe que precisa ter uma frota de veículos na sua empresa, mas não sabe como fazer para implantar uma gestão eficiente? Confira, aqui, os 4 erros que você jamais pode ter quando se trata da gestão de frotas da sua empresa.

1. Não fazer uma gestão de rotas

Para aumentar a eficiência das rotas de sua empresa, é preciso pensar em itens básicos como as restrições dos clientes, identificação dos pedágios e de outras taxas de viagem.

Ademais, há vários programas que facilitam a análise em tempo real das condições de trânsito nos lugares que o motorista irá viajar. Sistemas de monitoramento também são essenciais, pois trazem alertas em relação a todos os detalhes da viagem, como as paradas e a entrega de produtos.

Como nem tudo acontece como o planejado, vale instalar a função de relatórios nos sistemas, para que eventuais falhas na otimização de rotas sejam corrigidas.

2. Não trabalhar com nenhum software de gestão

Um software de gestão ajuda a dar informações sobre os veículos da frota, assim como oferece outros dados ao gestor.

Com um software, há a possibilidade de realizar emissão de Notas Fiscais Eletrônicas. Você poderá emitir várias notas como a CT-e, MDF-e, NF-e e NFS-e de maneira descomplicada.

Outra funcionalidade é a presença do Módulo TMS, que identifica e controla cada operação realizada pelo transporte. O módulo WMS, por sua vez, cuida dos serviços específicos dos armazéns, a exemplo das entradas e saídas dos produtos, controle de estoque e de logística e de distribuição.

O seu software também pode oferecer a função de módulo financeiro, que basicamente te ajuda em:

– Tarefas como emitir boletos pelo sistema;

– Gerenciar pagamentos aos motoristas;

– Chegada de fretes e controle de inadimplências.

Além disso, os softwares permitem o intercâmbio de dados entre a transportadora e seus clientes e podem fazer cadastros automáticos, o que acelera o processo de novos contratos.

3. Não possuir uma boa política de frotas

A política de frotas é muito importante, porque é ela que anuncia como os condutores devem exercer seu trabalho de acordo com as expectativas da empresa.

Por exemplo, na questão dos combustíveis, deve constar:

– Forma de abastecimento;

– Postos credenciados;

– Formas de pagamento;

– Quais combustíveis devem ser usados;

Sobre os veículos, deve haver informações sobre:

– Compra;

– Modelo utilizado: marca, cor e opcionais;

– Quem é o responsável pela compra;

– Como se faz o cadastro dos veículos e dos condutores;

– Onde devem ser guardados quando não estão em uso;

– E assim sucessivamente.

Você também deve se atentar a estipular regras da utilização de veículos, como o uso deles durante o horário de trabalho e fora do expediente, medidas que podem ser tomadas no caso de infrações dos motoristas, quais colaboradores estão aptos a dirigir os veículos comerciais, assim como orientar o motorista sobre normas de manutenção do veículo.

4. Não aprimorar a capacidade de seus motoristas

Motoristas da empresa devem ser a prioridade de todas as suas estratégias, pois não adianta fazer políticas de gestão de frotas e não os orientar a fazer os serviços deles corretamente.

Para implementar os cursos certos a eles, é necessário fazer um mapeamento de necessidades de aprimoramento. Estes dados devem ser obtidos por meio de relatórios, verificação de licença e interpretações de KPIs da sua organização.

Além desta análise, é necessário achar o formato correto para elaborar os treinamentos. Podem ser oferecidos cursos online, assim como sessões de treinamento em grupo sob medida e de treinamento com grupos de risco. Para definir, faça uma avaliação entre os custos e as necessidades.

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